bedienungsanleitung RechnungsPro|tokolle

RECHNUNGSPRO|TOKOLLE - BEDIENUNGSANLEITUNG

Version 1.0.0

Herausgeber: SchelloLabs

Stand: August 2026

AKTUALISIERUNGEN FÜR VERSION 1.0.0

- Vollständiger Prüfablauf von Vertragsdaten und Vertrags-LV bis zum dokumentierten Rechnungsprüfstand.

- Manuelle LV-Pflege sowie Import von GAEB-XML-, GAEB-90- und geeigneten CSV-Dateien.

- Abschlags-, Teilschluss-, Schluss-, Stundenlohn- und Korrekturrechnungen mit kumulierter Positionsprüfung.

- Getrennte Erfassung geforderter und geprüfter Mengen, Positionsstatus, Klärungsbedarf und Prüfvermerk.

- Nachlass, Entgeltminderungen und Zahlungseinbehalte werden in einer nachvollziehbaren Betragskette getrennt ausgewiesen.

- Steuerverfahren Regelbesteuerung, § 13b UStG und steuerfreie beziehungsweise gesondert zu prüfende Abrechnung.

- Nachträge, Anlagen, Prüfblatt-PDF, CSV- und GAEB-X31-Ausgabe sowie optionale private iCloud-Synchronisierung.

- Free, Einzel-PDF und Premium sind transparent voneinander abgegrenzt.

INHALT

1. Über RechnungsPro|tokolle

2. Produktgrenze und fachliche Verantwortung

3. Erster Start und Beispielprojekt

4. Navigation und Grundaufbau

5. Firmenprofil und Stammdaten

6. Prüfprojekt und Vertragsgrundlage anlegen

7. Vertrags-LV über GAEB importieren

8. Vertrags-LV manuell oder per CSV pflegen

9. Vertragswerte, Nachlass, Steuer und Einbehalte

10. Rechnung anlegen und Rechnungsart wählen

11. Kumulierte Positionsprüfung

12. Positionsstatus, Klärungsbedarf und Prüfvermerk

13. Betragskette, Abzüge und Einbehalte

14. Umsatzsteuer und § 13b UStG

15. Nachträge dokumentieren

16. Anlagen und Nachweise verwalten

17. Rechnungsstatus und Abschlussprüfung

18. Prüfblatt-PDF erstellen und teilen

19. CSV- und GAEB-X31-Ausgaben

20. Projekte, Suche, Bearbeitung und Löschung

21. Free, Einzel-PDF und Premium

22. Private iCloud, Synchronisierung und Offline-Betrieb

23. Datenschutz, Datenlöschung und Support

24. Häufige Fragen und rechtliche Informationen

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1. ÜBER RECHNUNGSPRO|TOKOLLE

RechnungsPro|tokolle ist eine iOS-App zur strukturierten Prüfung und Dokumentation von Bau- und Handwerkerrechnungen. Die App richtet sich insbesondere an Bauherrenvertretungen, Bauleiter, Fachplaner, Sachverständige und Projektverantwortliche.

Der Arbeitsablauf verbindet:

- Prüfprojekt und Vertragsgrundlage

- Auftraggeber, Auftragnehmer und Vertragswerte

- Vertrags-LV mit Ordnungszahlen, Mengen, Einheiten und Einheitspreisen

- Abschlags-, Teil-, Schluss-, Stundenlohn- und Korrekturrechnungen

- kumuliert geforderte und kumuliert geprüfte Mengen

- Nachlässe, Abzüge, Einbehalte und Nachträge

- Steuerverfahren und Umsatzsteuereinstellungen

- Prüfstatus, Klärungsbedarf und Prüfvermerk

- Anlagen und projektbezogene Nachweise

- Prüfblatt-PDF sowie strukturierte Datenexporte

RechnungsPro|tokolle dokumentiert den vom Nutzer eingegebenen Prüfstand. Die App entscheidet nicht automatisch, ob eine Forderung vertraglich, technisch, steuerlich oder rechtlich berechtigt ist.

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2. PRODUKTGRENZE UND FACHLICHE VERANTWORTUNG

RechnungsPro|tokolle ist eine Arbeits-, Berechnungs- und Dokumentationshilfe. Die App ersetzt keine eigenverantwortliche Prüfung von Vertrag, Leistungsverzeichnis, Nachträgen, tatsächlicher Ausführung, Aufmaß, Rechnung, Steuerverfahren, Fristen oder Zahlungsansprüchen.

Maßgeblich bleiben insbesondere:

- der konkrete Bau- oder Werkvertrag

- das vereinbarte Leistungsverzeichnis

- freigegebene Nachträge und sonstige Vereinbarungen

- prüffähige Aufmaß- und Leistungsnachweise

- die tatsächlich ausgeführte Leistung

- vereinbarte Zahlungs-, Nachlass- und Einbehaltsregelungen

- die vertraglich einbezogene Fassung von VOB/B und VOB/C, sofern wirksam vereinbart

- steuerliche und gesetzliche Anforderungen im konkreten Einzelfall

VOB/B und VOB/C gelten nicht automatisch für jeden Vertrag. In der App hinterlegte Auswahlwerte oder Statusangaben werden nicht selbstständig auf Wirksamkeit oder Anwendbarkeit geprüft.

Ein Status wie Zur Zahlung empfohlen oder Abgeschlossen ist eine interne Dokumentationsentscheidung. Er bewirkt keine automatische Rechnungsfreigabe, Zahlungsanweisung, Abnahme, Anerkennung von Mengen, Vergütung, Nachträgen oder Forderungen.

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3. ERSTER START UND BEISPIELPROJEKT

Beim ersten Start zeigt RechnungsPro|tokolle einen SchelloLabs-Startbildschirm und anschließend die Startanleitung. Unter dem App-Symbol kann auf dem Gerät die Kurzbezeichnung S|RECHNUNG erscheinen; innerhalb der App und in den Ausgaben lautet der Produktname RechnungsPro|tokolle.

Empfohlener Einstieg:

1. Startanleitung vollständig lesen.

2. Optional das vorbereitete Beispielprojekt anlegen.

3. Firmenprofil mit den eigenen Ausgabedaten prüfen.

4. Ein Prüfprojekt mit Vertragsgrundlage anlegen.

5. Vertrags-LV per GAEB übernehmen oder manuell aufbauen.

6. Eine Rechnung erfassen und kumuliert prüfen.

7. Abzüge, Nachträge, Steuerverfahren und Prüfvermerk kontrollieren.

8. Prüfblatt in der Vorschau prüfen und erst danach bewusst teilen.

Das Beispielprojekt enthält ein kleines Vertrags-LV und eine beispielhafte Abschlagsrechnung. Es ist ausschließlich zum Kennenlernen der Bedienung bestimmt und kein echter Rechnungsprüfstand. Das Beispiel kann später wie ein eigenes Projekt gelöscht werden.

In der kostenlosen Version belegt das Beispiel den verfügbaren freien Projektplatz. Löschen Sie es, bevor Sie ein eigenes kostenloses Prüfprojekt anlegen möchten.

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4. NAVIGATION UND GRUNDAUFBAU

Die Hauptnavigation besteht aus vier Bereichen:

- Übersicht: Kennzahlen, Schnellstart, zuletzt bearbeitete Vorgänge und nächster Arbeitsschritt

- Projekte: Prüfprojekte, Vertragsdaten, Vertrags-LV, Nachträge und projektbezogene Werkzeuge

- Rechnungen: Rechnungsprüfstände nach Bearbeitungs- und Klärungsstatus

- Mehr: Firmenprofil, Stammdaten, Premium, Einstellungen, Hilfe, Support, Info, Rechtliches und SchelloLabs

In der Rechnungsliste können die Ansichten Alle, Prüfung, Klärung und Freigabe verwendet werden. Diese Filter ändern keine Daten; sie unterstützen nur die Orientierung.

Kopf- und Hinweiskarten führen durch den nächsten sinnvollen Schritt. Nutzen Sie die Startanleitung erneut über Mehr beziehungsweise Einstellungen, wenn Sie den Ablauf noch einmal nachvollziehen möchten.

Die App speichert Eingaben erst nach der jeweiligen Bestätigung. Prüfen Sie vor dem Sichern, ob Projekt, Rechnung, Datum und Vertragsgrundlage richtig ausgewählt sind.

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5. FIRMENPROFIL UND STAMMDATEN

Das Firmenprofil enthält die Daten, die auf Prüfblatt-PDFs und weiteren Ausgaben verwendet werden können. Dazu gehören je nach Eingabe Firmenname, Anschrift, Ansprechpartner, Telefon, E-Mail, Website, Steuernummer und ein freiwillig ausgewähltes Firmenlogo.

Prüfen Sie vor der ersten Ausgabe:

- vollständige und aktuelle Firmenbezeichnung

- zutreffende Anschrift und Kontaktdaten

- richtige Steuernummer, soweit sie für die vorgesehene Ausgabe erforderlich ist

- Lesbarkeit und Berechtigung zur Nutzung des Firmenlogos

- gewünschte Darstellung im PDF

Stammdaten und Vorlagen erleichtern wiederkehrende Eingaben. Eine gespeicherte Vorlage ist keine fachliche Freigabe. Kontrollieren Sie jede Übernahme gegen den konkreten Vertrag und die aktuelle Rechnung.

Änderungen am Firmenprofil wirken auf neu erzeugte Ausgaben. Bereits außerhalb der App gespeicherte oder versendete PDFs werden dadurch nicht verändert.

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6. PRÜFPROJEKT UND VERTRAGSGRUNDLAGE ANLEGEN

Ein Prüfprojekt bildet den organisatorischen und rechnerischen Rahmen für Vertrags-LV, Nachträge und Rechnungen. Legen Sie ein Projekt manuell an oder erstellen Sie es aus einer geeigneten GAEB-Datei.

Typische Projektdaten sind:

- eindeutiger Projektname

- Auftraggeber und Auftragnehmer

- Objekt- oder Baustellenanschrift

- Auftrags- oder Vertragsnummer

- Vertragsart, zum Beispiel VOB/B vereinbart, BGB-Bauvertrag oder individuelle Vereinbarung

- Auftragssumme netto

- Nachlass

- Zahlungsziel

- Sicherheitseinbehalt und sonstiger Einbehalt

- Bezugsgröße der Einbehalte: netto oder brutto

- Steuerverfahren und Umsatzsteuersatz

- interne Notizen

Die Auswahl der Vertragsart dokumentiert die vom Nutzer angenommene Grundlage. Sie prüft nicht, ob die jeweilige Regelung wirksam vereinbart wurde.

Kontrollieren Sie die Vertragswerte besonders sorgfältig. Sie werden beim Anlegen einer Rechnung als Snapshot in den Rechnungsprüfstand übernommen, damit spätere Änderungen am Projekt einen bereits begonnenen Prüfstand nicht stillschweigend verändern.

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7. VERTRAGS-LV ÜBER GAEB IMPORTIEREN

RechnungsPro|tokolle kann geeignete GAEB-DA-XML- und GAEB-90-Dateien erkennen und als Struktur beziehungsweise Mengenbasis für ein Vertrags-LV übernehmen.

Typischer Ablauf:

1. Projekte öffnen und Neues Prüfprojekt wählen.

2. Vertrags-LV aus GAEB übernehmen auswählen.

3. Datei über die iOS-Dateiauswahl öffnen.

4. erkannte Datei, Struktur und Positionsanzahl in der Vorschau prüfen.

5. Projekt- und Vertragsdaten ergänzen.

6. Import bewusst bestätigen.

7. sämtliche Positionen anschließend fachlich kontrollieren.

Prüfen Sie nach dem Import insbesondere:

- Ordnungszahlen und Hierarchie

- Kurz- und Langtexte

- Einheiten

- Vertragsmengen

- Einheitspreise und Währung

- Zuschlags-, Alternativ- oder Bedarfspositionen

- fehlende oder zusammengefasste Positionen

- Zeichensätze, Umlaute und Sonderzeichen

GAEB-Dateien können unterschiedliche Datenarten, Versionen, Strukturen und Zahlenformate enthalten. Die App führt keine automatische Vertrags- oder Preisprüfung durch. Fehlende Preise oder nicht eindeutig übernommene Werte sind anhand der verbindlichen Vertragsunterlagen zu ergänzen.

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8. VERTRAGS-LV MANUELL ODER PER CSV PFLEGEN

Ein Vertrags-LV kann auch manuell aufgebaut werden. Legen Sie Bereiche beziehungsweise Gliederungen an und ergänzen Sie die zugehörigen Positionen.

Für jede Position sind insbesondere zu prüfen:

- eindeutige Ordnungszahl

- verständlicher Kurztext

- richtige Einheit

- Vertragsmenge

- Einheitspreis

- Zuordnung zum richtigen Bereich

- Kennzeichnung als Nachtragsposition, soweit zutreffend

Über die Projektwerkzeuge kann eine geeignete CSV-Datei eingelesen werden. Die App unterstützt hierfür gängige Textcodierungen wie UTF-8, Windows-1252 und ISO-8859-1. Die Importvorschau zeigt erkannte Zeilen vor der Übernahme.

Zahlenformate müssen eindeutig sein. Angaben wie 1.250,00 oder 1250,00 können eindeutig interpretiert werden; mehrdeutige Schreibweisen dürfen nicht geraten werden. Prüfen Sie importierte Sollmengen und Einheitspreise vollständig.

Positionen können bearbeitet, dupliziert oder gelöscht werden. Beim Löschen einer Position werden zugehörige untergeordnete Daten entfernt. Sichern Sie erforderliche Informationen vorher.

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9. VERTRAGSWERTE, NACHLASS, STEUER UND EINBEHALTE

Im Projekt werden die grundlegenden kaufmännischen Einstellungen für neue Rechnungsprüfstände hinterlegt. Dazu gehören Auftragssumme, Nachlass, Umsatzsteuerverfahren, Umsatzsteuersatz, Sicherheitseinbehalt, sonstiger Einbehalt und die vertraglich vereinbarte Einbehaltsbasis.

Die Einbehaltsbasis kann vom Nettobetrag oder vom Bruttobetrag gewählt werden. Diese Entscheidung darf nicht geschätzt werden; maßgeblich ist die konkrete vertragliche Regelung.

Beim Anlegen einer Rechnung übernimmt die App die zu diesem Zeitpunkt gespeicherten Vertragswerte in den Rechnungsprüfstand. Prüfen Sie den Snapshot vor Beginn der Positionsprüfung.

Änderungen am Projekt wirken nicht automatisch rückwirkend auf einen bestehenden Rechnungsprüfstand. Wenn eine Vertragsänderung für eine konkrete Rechnung gelten soll, muss der betreffende Prüfstand bewusst geprüft und gegebenenfalls angepasst werden.

Nachlass, Sicherheitseinbehalt und sonstige Abzüge haben unterschiedliche wirtschaftliche und steuerliche Wirkungen. Verwenden Sie die passende Kategorie und kontrollieren Sie die Rechenkette.

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10. RECHNUNG ANLEGEN UND RECHNUNGSART WÄHLEN

Eine Rechnung wird einem Prüfprojekt zugeordnet. Folgende Rechnungsarten stehen zur Verfügung:

- Abschlagsrechnung

- Teilschlussrechnung

- Schlussrechnung

- Stundenlohnrechnung

- Korrektur oder Gutschrift

Erfassen Sie mindestens Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Eingangsdatum, Rechnungsart und den zutreffenden Projektbezug. Ergänzen Sie bei Bedarf Zahlungsziel, Notizen und weitere eindeutige Referenzen.

Bei einer Folgerechnung werden die geprüften kumulierten Mengen des bisherigen Prüfstands als vorheriger Stand vorgetragen. Dadurch kann der aktuelle Zuwachs von bereits geprüften Mengen getrennt werden.

Prüfen Sie vor der Übernahme:

- richtige Vorgängerrechnung

- vollständige Reihenfolge der Abschläge

- bisher geprüfter kumulierter Stand

- aktuelle geforderte kumulierte Menge

- aktuelles Steuer- und Vertragsmodell

Eine falsche Zuordnung der Vorgängerrechnung kann die gesamte kumulierte Prüfung verfälschen.

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11. KUMULIERTE POSITIONSPRÜFUNG

Jede Rechnung bildet einen eigenen gespeicherten Prüfstand. Für jede LV-Position werden bisher geprüfte, aktuell geforderte und aktuell geprüfte kumulierte Mengen getrennt geführt.

Grundprinzip:

- Bisher geprüft: bestätigter kumulierter Stand aus der vorherigen Rechnung

- Kumuliert gefordert: vom Auftragnehmer bis zur aktuellen Rechnung geltend gemachter Gesamtstand

- Kumuliert geprüft: vom Nutzer für die aktuelle Prüfung anerkannter Gesamtstand

- Aktueller Zuwachs: Differenz zwischen aktuellem kumuliertem Stand und bisherigem Stand

Die App berechnet Positionsbeträge anhand der gespeicherten Mengen und Einheitspreise. Prüfen Sie insbesondere:

- ob die Forderung kumuliert oder nur für den aktuellen Zeitraum angegeben ist

- ob die Vorgängerwerte vollständig sind

- ob Mengen bereits in früheren Rechnungen enthalten waren

- ob Vertragsmengen überschritten werden

- ob Nachtragspositionen richtig gekennzeichnet sind

- ob Einheit und Einheitspreis unverändert gelten

Eine Mengenüberschreitung ist ein Prüfhinweis, keine automatische Ablehnung oder Nachtragsentscheidung.

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12. POSITIONSSTATUS, KLÄRUNGSBEDARF UND PRÜFVERMERK

Für einzelne Prüfpositionen stehen folgende Status zur Verfügung:

- Offen

- Anerkannt

- Teilweise anerkannt

- Zurückgestellt

- Nicht anerkannt

Der Status soll den dokumentierten Bearbeitungsstand verständlich wiedergeben. Bei Teilanerkennung, Zurückstellung oder Nichtanerkennung ist eine sachliche Begründung empfehlenswert.

Klärungsbedarf kann sich beispielsweise ergeben aus:

- fehlenden Aufmaßnachweisen

- unklarer LV-Zuordnung

- Mengenüberschreitung

- fehlender Nachtragsbeauftragung

- abweichendem Einheitspreis

- doppelter oder bereits abgerechneter Leistung

- unvollständiger Rechnung oder Anlage

Der allgemeine Prüfvermerk fasst wesentliche Feststellungen, Vorbehalte und noch erforderliche Schritte zusammen. Trennen Sie Tatsachen, Rechenergebnis, vertragliche Bewertung und Empfehlung sprachlich voneinander.

Ein Prüfvermerk ersetzt keine gegebenenfalls vertraglich vorgeschriebene Mitteilung, Fristsetzung oder förmliche Erklärung.

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13. BETRAGSKETTE, ABZÜGE UND EINBEHALTE

RechnungsPro|tokolle führt die Betragsrechnung in nachvollziehbaren Zwischenschritten. Die App verwendet grundsätzlich folgende Reihenfolge:

1. geprüfte Leistung netto

2. Abzug des vertraglichen Nachlasses

3. Abzug als Entgeltminderung eingestufter Positionen

4. verbleibendes Entgelt netto

5. Umsatzsteuer nach dem gewählten Steuerverfahren

6. Bruttobetrag

7. Sicherheitseinbehalt und sonstige Zahlungseinbehalte

8. empfohlener Zahlbetrag brutto

Für Abzüge stehen unter anderem Nachlass, Sicherheitseinbehalt, Bauleistungsversicherung, Umlage, Skonto und Sonstiger Abzug zur Verfügung.

Jeder Abzug benötigt eine bewusste Wirkung:

- Entgeltminderung netto: mindert in der App das Entgelt vor der Umsatzsteuerberechnung

- Zahlungseinbehalt brutto: mindert nur den vorgeschlagenen Auszahlungsbetrag; die Umsatzsteuer bleibt in der App unverändert

Die App schlägt je Abzugsart eine übliche Wirkung vor, trifft aber keine automatische Vertrags- oder Steuerentscheidung. Kontrollieren Sie Zuordnung, Berechnungsbasis, Prozentsatz, Betrag und Fälligkeit anhand der Vertrags- und Steuerunterlagen.

Sicherheitseinbehalte und sonstige prozentuale Einbehalte werden auf die im Projekt festgelegte Netto- oder Bruttobasis angewendet. Vermeiden Sie eine doppelte Berücksichtigung als Einzelabzug und zusätzlicher Projekteinstellung.

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14. UMSATZSTEUER UND § 13B USTG

Für einen Rechnungsprüfstand kann eines der folgenden Steuerverfahren gewählt werden:

- Regelbesteuerung

- § 13b UStG

- Steuerfrei oder gesondert prüfen

Bei Regelbesteuerung berechnet die App die Umsatzsteuer mit dem eingegebenen Satz auf das nach Nachlass und Entgeltminderungen verbleibende Nettoentgelt.

Bei Auswahl § 13b UStG setzt die App den ausgewiesenen Umsatzsteuerbetrag im Prüfstand auf null und gibt den Hinweis Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers aus. Die Auswahl prüft nicht, ob die gesetzlichen Voraussetzungen im Einzelfall tatsächlich erfüllt sind.

Bei Steuerfrei oder gesondert prüfen wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen. Die steuerliche Beurteilung bleibt ausdrücklich offen.

Prüfen Sie vor Abschluss insbesondere:

- Leistungsart und Leistungsort

- Unternehmereigenschaft und Rolle der Beteiligten

- Voraussetzungen der Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers

- Pflichtangaben der Eingangsrechnung

- zutreffenden Steuersatz

- Wirkung von Nachlässen und Entgeltminderungen

RechnungsPro|tokolle stellt keine Steuerberatung dar. Lassen Sie unklare Fälle durch die zuständige Steuerberatung oder eine andere geeignete Fachstelle prüfen. Die aktuelle Gesetzesfassung ist unter https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__13b.html abrufbar.

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15. NACHTRÄGE DOKUMENTIEREN

Nachträge werden projektbezogen und getrennt vom ursprünglichen Vertrags-LV geführt. Folgende Bearbeitungsstände können dokumentiert werden:

- Angekündigt

- Eingereicht

- In Prüfung

- Teilweise anerkannt

- Beauftragt

- Abgelehnt

Erfassen Sie eine eindeutige Nachtragsnummer, Bezeichnung, Betrag beziehungsweise Mengenbezug, Datum, Status und sachliche Notiz.

Ein Nachtrag darf im Rechnungsprüfstand sichtbar bleiben, auch wenn er noch nicht bestätigt ist. Kennzeichnen Sie den offenen Status eindeutig und berücksichtigen Sie den Betrag nicht ungeprüft als beauftragt oder zahlbar.

Der App-Status Beauftragt dokumentiert eine Nutzereingabe. Er ersetzt keine vertraglich erforderliche Beauftragung, Preisvereinbarung oder sonstige Freigabe.

Prüfen Sie bei jeder Rechnung, ob Nachtragsleistungen im richtigen Prüfstand und mit dem zum Stichtag zutreffenden Status berücksichtigt wurden.

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16. ANLAGEN UND NACHWEISE VERWALTEN

Anlagen können einem Rechnungsprüfstand zugeordnet werden. Vorgesehene Arten sind insbesondere:

- Rechnung

- Aufmaß oder Mengenermittlung

- Nachweis

- sonstige Anlage

Wählen Sie Dateien oder Bilder nur bewusst aus. Kontrollieren Sie Dateiname, Inhalt, Projektbezug, Lesbarkeit und Berechtigung zur Speicherung beziehungsweise Weitergabe.

Anlagen können personenbezogene, vertrauliche, technische oder kaufmännische Daten enthalten. Erfassen Sie nur erforderliche Inhalte und beachten Sie die Zugriffs-, Lösch- und Aufbewahrungsregeln des verantwortlichen Unternehmens.

Prüfen Sie vor dem Teilen eines Prüfblatts, welche Anlagen tatsächlich mitgesendet werden sollen. Eine in der App gespeicherte Anlage ist nicht automatisch Bestandteil jeder PDF-Ausgabe oder jeder Systemfreigabe.

Anlagen sind eine Premium-Funktion. Bereits gespeicherte Daten dürfen bei einem späteren Premiumverlust nicht ungeprüft gelöscht werden; künftige Premium-Aktionen können jedoch gesperrt sein.

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17. RECHNUNGSSTATUS UND ABSCHLUSSPRÜFUNG

Für eine Rechnung stehen folgende Gesamtstatus zur Verfügung:

- Entwurf

- In Prüfung

- Klärungsbedarf

- Zur Zahlung empfohlen

- Abgeschlossen

Vor einer Zahlungsempfehlung oder einem Abschluss sind mindestens zu kontrollieren:

- Projekt und Vertragspartner

- Rechnungsnummer, Art, Datum und Eingangsdatum

- Vertrags-LV und Einheitspreise

- Vorgängerrechnung und kumulierter Stand

- geforderte und geprüfte Mengen jeder Position

- offene, zurückgestellte oder nicht anerkannte Positionen

- Nachträge und Beauftragungsstand

- Nachlass, Abzüge und Einbehalte

- Steuerverfahren und Umsatzsteuersatz

- Prüfvermerk und Anlagen

- Ergebnis der Betragskette

Der Status Zur Zahlung empfohlen dokumentiert eine fachliche Empfehlung des Nutzers. Er löst keine Bankzahlung aus und ersetzt keine organisatorisch oder vertraglich erforderliche Freigabe.

Der Status Abgeschlossen sperrt beziehungsweise kennzeichnet den bearbeiteten Prüfstand nach dem in der App vorgesehenen Ablauf. Prüfen Sie vor dem Abschluss die vollständige Vorschau und sichern Sie benötigte Ausgaben.

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18. PRÜFBLATT-PDF ERSTELLEN UND TEILEN

Das Prüfblatt fasst den gespeicherten Rechnungsprüfstand als PDF zusammen. Es kann unter anderem Projekt- und Firmenangaben, Rechnung, Prüfpositionen, Abzüge, Betragskette, Steuerhinweis, Status und Prüfvermerk enthalten.

Typischer Ablauf:

1. Rechnung vollständig prüfen.

2. Prüfblatt öffnen.

3. kostenlose PDF-Vorschau erzeugen.

4. jede Seite auf Vollständigkeit und Lesbarkeit kontrollieren.

5. finalen Export bewusst vorbereiten.

6. Empfänger und Übermittlungsweg im iOS-Teilen-Dialog auswählen.

7. erfolgreiche Übergabe kontrollieren.

Prüfen Sie insbesondere Summen, Steuerausweis, Abzüge, Zahlungsvorschlag, offene Klärungspunkte und Seitenumbrüche.

Die Vorschau verbraucht kein Einzel-PDF-Guthaben. Ein vorhandenes 1×-PDF-Guthaben wird erst nach der erfolgreichen Abschlussmeldung des iOS-Teilen-Dialogs als verbraucht markiert. Abbruch oder Fehler verbrauchen kein Guthaben.

Ein Prüfblatt dokumentiert den zum Exportzeitpunkt gespeicherten Stand. Es ist ohne fachliche Prüfung und organisatorische Freigabe keine automatische Anerkennung, Zahlungsanweisung oder abschließende Rechnungsprüfung.

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19. CSV- UND GAEB-X31-AUSGABEN

Über die Projektwerkzeuge können neben PDF auch strukturierte Ausgaben angeboten werden.

CSV enthält Projektstruktur, Bereiche, Positionen und zugehörige Erfassungsdaten in einem tabellarisch weiterverarbeitbaren Format. Öffnen Sie die Datei nach dem Export in der vorgesehenen Zielanwendung und prüfen Sie Spalten, Zahlenformate, Umlaute und Vollständigkeit.

GAEB X31 dient der strukturierten Übergabe einer Mengenermittlung. RechnungsPro|tokolle erzeugt zusätzlich einen technischen Prüfbericht. Kontrollieren Sie die X31-Datei dennoch vor der Weitergabe in der tatsächlich eingesetzten AVA-Software.

Prüfen Sie bei GAEB X31 insbesondere:

- eindeutige Ordnungszahlen

- zulässige Länge und Struktur der Ordnungszahlen

- Anzahl der Positionen

- Mengenzeilen und Zeilenadressen

- Einheiten und Zahlenformate

- Übereinstimmung mit dem vorgesehenen Projektstand

CSV und GAEB X31 sind Premium-Exporte und verbrauchen kein 1×-PDF-Guthaben. Bereits exportierte Dateien werden durch spätere Änderungen in der App nicht automatisch aktualisiert oder zurückgerufen.

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20. PROJEKTE, SUCHE, BEARBEITUNG UND LÖSCHUNG

Die Projektliste zeigt Prüfprojekte mit Vertragspartnern, Objektbezug, Auftragsnummer, Vertragswert und letztem Bearbeitungsstand. Verwenden Sie eindeutige Projektbezeichnungen, damit Rechnungen später sicher zugeordnet werden können.

Projekte und Rechnungen lassen sich über die vorgesehenen Listen und Filter öffnen. Bearbeiten Sie Vertragsdaten nur mit Blick auf bereits bestehende Rechnungssnapshots.

Beim Löschen eines Prüfprojekts werden projektbezogene Daten einschließlich Vertrags-LV, Rechnungsprüfungen, Nachträgen und Anlagen entfernt. Exportieren Sie benötigte Prüfblätter und strukturierte Daten vorher außerhalb der App.

Vor einer Löschung sind fachliche, vertragliche, steuerliche und betriebliche Aufbewahrungsanforderungen zu prüfen. Die App entscheidet nicht, ob ein Dokument noch aufzubewahren ist.

Bereits versendete Dateien werden durch das Löschen in RechnungsPro|tokolle nicht zurückgerufen. Kopien bei Empfängern und außerhalb der App gespeicherte Dateien bleiben bestehen.

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21. FREE, EINZEL-PDF UND PREMIUM

Die kostenlose Version erlaubt ein vollständiges Prüfprojekt. Damit können Projekt, Vertrags-LV und Rechnungsprüfung praktisch erprobt werden.

Ein 1×-PDF-Kauf schaltet genau eine erfolgreiche finale Prüfblatt-Übergabe frei. Das Guthaben ist global und nicht dauerhaft an ein bestimmtes Projekt gebunden. Vorschau, Abbruch und Fehler verbrauchen kein Guthaben.

Premium umfasst insbesondere:

- mehrere beziehungsweise unbegrenzte Prüfprojekte

- unbegrenzte Prüfblatt-PDFs

- Anlagen

- CSV- und GAEB-X31-Ausgaben

- optionale private iCloud-Synchronisierung

Die vorbereiteten StoreKit-Preise betragen 1,99 Euro für 1× PDF, 3,99 Euro für das Monatsabo und 29,99 Euro für das Jahresabo. Maßgeblich sind immer die aktuell in der App und im App Store angezeigten lokalisierten Preise, Laufzeiten und Bedingungen.

Käufe und Abos werden über Apple abgewickelt. Käufe wiederherstellen prüft bestehende, nicht abgelaufene Premium-Berechtigungen. Verbrauchte Einzel-PDF-Guthaben werden nicht wie Abos über die allgemeine Kaufwiederherstellung erneut bereitgestellt.

Premium wird in der veröffentlichten App ausschließlich aus aktuellen, von Apple verifizierten Berechtigungen abgeleitet. Bei Ablauf, Widerruf oder fehlender Verifizierung werden künftige Premium-Aktionen gesperrt; vorhandene Projektdaten und Ausgaben bleiben erhalten.

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22. PRIVATE ICLOUD, SYNCHRONISIERUNG UND OFFLINE-BETRIEB

RechnungsPro|tokolle speichert den Datenbestand standardmäßig lokal im App-Bereich. Premium kann zusätzlich die optionale private CloudKit-Synchronisierung der eigenen Apple-ID aktivieren.

Die Aktivierung wird bewusst in den Einstellungen vorgenommen und kann einen vollständigen Neustart der App erfordern. Voraussetzungen sind ein verfügbarer Apple-Account für iCloud, ausreichender Speicher, Internetzugang und eine aktuell verifizierte Premium-Berechtigung.

Unterstützte Projekt-, Vertrags-, Rechnungs-, Firmenprofil- und Anlagendaten können zwischen eigenen Geräten synchronisiert werden. Lokal archivierte GAEB-Originaldateien können von der Synchronisierung ausgenommen sein.

In Übersicht, Projekte und Projektdetail kann durch Herunterziehen ein zusätzlicher Abgleich angestoßen werden. Die Aktion Jetzt synchronisieren sichert offene Änderungen und stößt den automatischen iCloud-Abgleich an. Die Übertragung erfolgt durch Apple asynchron und kann zeitversetzt sichtbar werden.

Offline kann mit dem lokalen Datenbestand weitergearbeitet werden. Prüfen Sie nach Wiederherstellung der Verbindung den Synchronisationsstatus und mögliche Änderungen auf anderen Geräten.

iCloud-Synchronisierung ersetzt kein eigenständiges Backup. Sichern Sie wichtige Prüfblatt-PDFs und erforderliche Anlagen zusätzlich außerhalb der App.

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23. DATENSCHUTZ, DATENLÖSCHUNG UND SUPPORT

RechnungsPro|tokolle verarbeitet Projekt-, Vertrags-, Rechnungs-, Firmenprofil- und Anlagendaten grundsätzlich im lokalen App-Bereich. SchelloLabs betreibt keine eigene Nutzer-, Projekt- oder Rechnungsdatenbank für diese Inhalte.

Erfassen Sie nur Daten, die für den konkreten Prüf- und Dokumentationszweck erforderlich sind. Verantwortlich für Rechtsgrundlage, Zweck, Empfänger, Aufbewahrung und Löschung ist regelmäßig der Nutzer beziehungsweise die nutzende Organisation.

Die App enthält keine von SchelloLabs betriebenen Werbe-, Profiling- oder Trackingdienste und erhebt keine GPS-Standortdaten. Eine Baustellenanschrift ist nur ein vom Nutzer eingetragener Projektinhalt.

Ein Supportbericht wird lokal und datensparsam erzeugt. Projekt- und Auftraggebernamen, Adressen, Rechnungsinhalte, LV- und GAEB-Texte, Anlagen, PDFs, Apple-ID- und Zahlungsdaten werden nicht automatisch beigefügt. Eine Weitergabe erfolgt erst durch eine bewusste Nutzeraktion.

Die Funktion RechnungsPro|tokolle iCloud-Daten löschen verlangt die Eingabe LÖSCHEN. Sie betrifft ausschließlich die synchronisierten Fachdaten im privaten RechnungsPro|tokolle-iCloud-Bereich und die lokale Spiegelung dieses Datenbestands. Apple-ID, iCloud Drive, Fotos, Backups, Daten anderer Apps, Käufe, Abos und PDF-Guthaben bleiben unberührt.

Vor einer Löschung kann eine CSV-Sicherung vorbereitet werden. Prüfen Sie die Sicherung und exportieren Sie zusätzlich benötigte Prüfblätter und Anlagen.

Support: support@schellolabs.de

Datenschutz: https://www.schellolabs.de/datenschutz/

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24. HÄUFIGE FRAGEN UND RECHTLICHE INFORMATIONEN

Ist Zur Zahlung empfohlen eine verbindliche Zahlungsfreigabe?

Nein. Der Status dokumentiert eine Empfehlung des Nutzers. Interne Freigaben, Vertretungsregelungen und vertragliche Prüfungen bleiben erforderlich.

Erkennt die App automatisch, ob § 13b UStG gilt?

Nein. Die App setzt die Rechen- und Ausgabelogik nach Ihrer Auswahl um. Die Voraussetzungen müssen steuerlich geprüft werden.

Warum weicht die aktuelle Rechnung von der Vorgängerrechnung ab?

Prüfen Sie Vorgängerzuordnung, bisher geprüften kumulierten Stand, aktuelle kumulierte Mengen, Einheitspreise, Nachträge, Nachlass, Abzüge und Steuerverfahren.

Kann ich eine GAEB-Datei ungeprüft übernehmen?

Nein. Struktur, Texte, Ordnungszahlen, Einheiten, Mengen und Preise sind vollständig gegen die verbindlichen Vertragsunterlagen zu prüfen.

Verbraucht die PDF-Vorschau ein Guthaben?

Nein. Erst eine erfolgreich abgeschlossene finale Übergabe verbraucht ein verfügbares 1×-PDF-Guthaben.

Ist iCloud ein Backup?

Nein. Der Abgleich dient der Synchronisierung eigener Geräte. Wichtige Prüfblätter und Anlagen sind zusätzlich zu sichern.

RECHTLICHE INFORMATIONEN IN DER APP

Im Bereich Mehr stehen die rechtlichen und fachlichen Informationen im einheitlichen SchelloLabs-Aufbau:

- Impressum

- Datenschutz

- Disclaimer und fachliche Hinweise

- Käufe und Abos

- Nutzung und Lizenz

- Fachliche Hinweise

RechnungsPro|tokolle ist keine Rechts-, Steuer-, Vertrags- oder Abrechnungsberatung. Erzeugte Prüfblätter, Exporte, Status und Zahlungsempfehlungen sind vor Verwendung auf Richtigkeit, Vollständigkeit, Lesbarkeit, Vertragsbezug und zutreffende Anlagen zu kontrollieren.

Ein technischer Speicher-, Status- oder Exportvorgang erzeugt keine gesetzlich zugesicherte revisionssichere oder GoBD-konforme Archivierung. Die App bewirkt keine automatische Abnahme, Rechnungsfreigabe, Zahlungsanweisung oder Anerkennung von Mengen, Vergütung, Nachträgen und Forderungen.

Für die Nutzung gelten die in der App beziehungsweise im App Store einbezogenen Lizenzbedingungen. Die Apple-Standard-EULA und zwingende gesetzliche Rechte bleiben unberührt.

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